Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce obowiązuje nowy obowiązek cyfrowy dla przedsiębiorców: prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz podatkowych ewidencji i wykazów wyłącznie przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłanie ich w ustrukturyzowanej formie elektronicznej do naczelnika urzędu skarbowego. Nowe przepisy dotyczą większości podatników podatku dochodowego — zarówno CIT, jak i PIT. Obowiązek jest odrębny od KSeF i dotyczy zupełnie innego obszaru ewidencji finansowej.
Na czym polega nowy obowiązek
Dotychczas przepisy zobowiązywały przedsiębiorców do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednak nie narzucały konkretnej formy. Nowelizacja nakłada wymóg dwutorowy: księgi muszą być prowadzone przy użyciu programów komputerowych spełniających określone standardy techniczne, a dane z tych ksiąg muszą być przesyłane do organu podatkowego w formacie JPK (Jednolity Plik Kontrolny). JPK to format XML opracowany przez Ministerstwo Finansów, znany już podatnikom VAT czynnym. Elektronizacja ksiąg rozciąga ten mechanizm na całą ewidencję podatkową — JPK_KR dla ksiąg rachunkowych, JPK_PKPIR dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz JPK_EWP dla ewidencji przychodów podatników ryczałtowych.
Kogo dotyczy obowiązek — zakres podmiotowy
Nowy obowiązek objął od 1 stycznia 2026 roku przede wszystkim większych podatników CIT oraz podatników PIT prowadzących pełne księgi rachunkowe. Praktycznie obowiązek dotyczy spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych i innych podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych z mocy ustawy o rachunkowości. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPIR) oraz ewidencję ryczałtową wejdą w obowiązek JPK etapami. Pełny harmonogram publikuje podatki.gov.pl.
Co musi zapewnić oprogramowanie
Program komputerowy używany do prowadzenia ksiąg musi spełniać wymogi techniczne pozwalające na eksport danych w formacie JPK. Oznacza to konieczność generowania pliku XML zgodnego ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Producenci oprogramowania finansowo-księgowego — Comarch, Sage, Symfonia, wFirma, inFakt, Optima i inne — wdrożyli aktualizacje umożliwiające generowanie wymaganych plików JPK jeszcze przed wejściem przepisów w życie. Problem pojawia się w przypadku firm korzystających z niestandardowych, autorskich systemów ERP lub starszych rozwiązań bez aktywnego wsparcia producenta.
Biura rachunkowe — skutki dla obsługi klientów
Nowe przepisy mają istotne konsekwencje dla biur rachunkowych obsługujących kilka lub kilkanaście podmiotów jednocześnie. Biuro musi zapewnić, że dla każdego obsługiwanego klienta możliwe jest wygenerowanie i przesłanie właściwego pliku JPK w wymaganym terminie. Praktycznie oznacza to standaryzację oprogramowania lub wdrożenie rozwiązań integracyjnych. Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe przesyłanie JPK spoczywa na podatniku. Szczegółowe omówienie przepisów publikuje Wolters Kluwer.
Różnica między JPK ksiąg a KSeF — dwa odrębne obowiązki
Przedsiębiorcy często mylą elektronizację ksiąg z obowiązkowym KSeF. KSeF dotyczy faktur — każda faktura B2B musi być wystawiona przez platformę Ministerstwa Finansów (obowiązek dla dużych firm od 1 lutego 2026, dla pozostałych podatników VAT czynnych od 1 kwietnia 2026). Elektronizacja ksiąg i JPK dotyczy ewidencji podatkowej — kompletnego zestawu danych o przychodach, kosztach, środkach trwałych i rozliczeniach podatkowych. Pliki JPK nie są przesyłane do KSeF, ale bezpośrednio do systemu informatycznego Krajowej Administracji Skarbowej.
Sankcje za niewywiązanie się z obowiązku
Nieprzesłanie pliku JPK lub przesłanie go z błędami może skutkować sankcjami określonymi w Ordynacji podatkowej i Kodeksie karnym skarbowym. Dla podatników narażonych na kontrolę skarbową poprawnie prowadzone i terminowo przesyłane JPK ksiąg rachunkowych stanowi istotny element ochrony — transparentność ewidencji zmniejsza ryzyko zarzutów o ukrywanie dochodów lub manipulację wynikami podatkowymi. Więcej na temat JPK i zasad jego przesyłania można znaleźć na portalu Biznes.gov.pl.
